fifo o que é: como funciona e exemplos práticos

introdução

Entender FIFO o que é ajuda empresas a organizar seus estoques, reduzir perdas e controlar melhor a movimentação de mercadorias. FIFO é a sigla de “First In, First Out”, expressão que pode ser traduzida como “primeiro a entrar, primeiro a sair”.

Esse método estabelece que os produtos armazenados há mais tempo devem ser vendidos, utilizados ou retirados antes dos itens recebidos recentemente. A estratégia é comum em supermercados, farmácias, indústrias, restaurantes, centros de distribuição e empresas que trabalham com mercadorias perecíveis.

FIFO o que é e para que serve?

FIFO é um método de gestão no qual os primeiros produtos que entram no estoque também são os primeiros a sair.

Sua principal finalidade é manter uma rotação adequada das mercadorias. Isso reduz o risco de vencimento, deterioração ou obsolescência dos produtos. O método também facilita a identificação de lotes e melhora a organização física do estoque.

Além da aplicação logística, o FIFO pode ser utilizado na contabilidade para calcular o custo das mercadorias vendidas e determinar o valor dos itens que permanecem armazenados.

Como funciona o método FIFO?

O funcionamento do FIFO segue a ordem cronológica de entrada dos produtos. Quando uma nova mercadoria chega, ela deve ser posicionada atrás ou depois dos itens que já estavam armazenados.

Durante a separação de pedidos, os produtos mais antigos são retirados primeiro. O processo geralmente segue estas etapas:

1. Recebimento e conferência das mercadorias;

2. Registro da data de entrada e do lote;

3. Identificação dos produtos com etiquetas;

4. Organização dos itens conforme a ordem de chegada;

5. Retirada dos lotes mais antigos;

6. Atualização das movimentações no sistema de estoque.

Para evitar erros, a empresa deve manter as informações atualizadas e garantir que os funcionários sigam o mesmo padrão de armazenamento e retirada.

Qual é a diferença entre FIFO e PEPS?

Não existe diferença prática entre FIFO e PEPS.

PEPS significa “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai” e representa a tradução do termo “First In, First Out”. As duas siglas descrevem o mesmo método de movimentação e avaliação de estoque.

O termo FIFO costuma aparecer em sistemas de gestão, logística e operações internacionais. PEPS é mais frequente em conteúdos administrativos e contábeis no Brasil.

Exemplo prático de FIFO no estoque

Imagine que um supermercado recebeu três lotes de leite:

• 100 unidades no dia 2 de março;

• 150 unidades no dia 5 de março;

• 120 unidades no dia 8 de março.

Se o supermercado vender 180 unidades, deverá retirar primeiro as 100 unidades recebidas no dia 2 de março. Depois, utilizará 80 unidades do lote recebido no dia 5 de março.

Após a venda, o estoque terá:

• 70 unidades do lote de 5 de março;

• 120 unidades do lote de 8 de março.

Essa organização faz com que os produtos mais antigos sejam comercializados antes dos novos, reduzindo o risco de perdas.

Exemplo de FIFO na contabilidade

Considere que uma empresa comprou 10 unidades de um produto por R$ 20 cada. Posteriormente, adquiriu outras 10 unidades por R$ 25 cada.

Depois dessas compras, a empresa vendeu 12 unidades.

Pelo FIFO, as primeiras 10 unidades vendidas terão custo unitário de R$ 20. As outras duas unidades terão custo unitário de R$ 25.

O cálculo será:

10 × R$ 20 = R$ 200

2 × R$ 25 = R$ 50

Custo das mercadorias vendidas = R$ 250

As oito unidades restantes serão avaliadas pelo valor de R$ 25 cada, totalizando R$ 200 em estoque.

Quais são as vantagens do FIFO?

A aplicação do método oferece vantagens como:

• redução de perdas por vencimento;

• melhor rotação das mercadorias;

• maior organização do estoque;

• facilidade para localizar e rastrear lotes;

• redução de produtos obsoletos;

• maior precisão nos registros;

• melhor aproveitamento do espaço;

• apoio ao planejamento de compras;

• agilidade na separação de pedidos.

Esses benefícios dependem de uma rotina organizada de recebimento, armazenamento e retirada dos produtos.

Onde o FIFO pode ser aplicado?

O método pode ser usado em diferentes atividades, especialmente naquelas que trabalham com produtos perecíveis ou sujeitos à desatualização.

Entre os principais exemplos estão:

• supermercados;

• farmácias;

• hospitais;

• restaurantes;

• distribuidoras;

• indústrias alimentícias;

• lojas de cosméticos;

• almoxarifados;

• centros de distribuição;

• empresas de tecnologia.

Em uma farmácia, os lotes antigos devem ficar mais acessíveis para serem vendidos primeiro. Em uma empresa de tecnologia, equipamentos ou componentes armazenados há mais tempo podem ser utilizados antes que se tornem obsoletos.

Quais cuidados são necessários ao utilizar o FIFO?

A empresa deve registrar corretamente as datas de entrada, identificar os lotes e organizar o espaço físico de maneira adequada.

Os principais cuidados são:

• utilizar etiquetas legíveis;

• registrar todas as movimentações;

• organizar prateleiras e corredores;

• conferir datas e números de lote;

• realizar inventários periódicos;

• treinar a equipe responsável;

• utilizar um sistema de gestão de estoque;

• acompanhar produtos com pouca saída.

Sem esses controles, itens recentes podem ser retirados antes dos antigos, comprometendo a eficiência do método.

Qual é a diferença entre FIFO e FEFO?

FIFO considera a ordem de entrada dos produtos. FEFO, sigla de “First Expired, First Out”, prioriza a data de validade e significa “primeiro a vencer, primeiro a sair”.

Um produto recebido recentemente pode ter validade menor do que um lote antigo. Nesse caso, o FEFO pode ser mais adequado.

Empresas que trabalham com alimentos, medicamentos e outras mercadorias perecíveis devem observar tanto a data de entrada quanto o prazo de validade para escolher o método mais apropriado.

Como implementar o FIFO na empresa?

Depois de compreender FIFO o que é, a empresa precisa adaptar o método à rotina do estoque. A implementação deve envolver organização física, padronização de processos e registro das movimentações.

O primeiro passo é analisar o fluxo atual de entrada e saída das mercadorias. Essa avaliação permite identificar falhas, como produtos antigos armazenados atrás de lotes recentes ou ausência de informações sobre datas de recebimento.

Em seguida, a empresa deve definir regras para recebimento, armazenamento, separação e expedição.

Identifique os produtos e lotes

Todos os produtos devem apresentar informações que permitam identificar quando foram recebidos. A etiqueta pode conter:

• nome ou código do produto;

• data de entrada;

• número do lote;

• data de fabricação;

• prazo de validade;

• localização no estoque;

• quantidade recebida.

A identificação precisa ser legível e permanecer visível durante todo o período de armazenamento.

Organize o espaço físico

O layout do estoque deve facilitar a retirada dos produtos antigos. As mercadorias recém-recebidas não podem bloquear o acesso aos lotes anteriores.

Uma forma prática de organização é colocar os produtos antigos na parte frontal das prateleiras e os novos na parte traseira. Quando isso não for possível, a empresa pode criar áreas específicas para cada lote.

Prateleiras, corredores e posições também devem ser identificados para diminuir o tempo de procura durante a separação dos pedidos.

Padronize o recebimento de mercadorias

No momento do recebimento, a equipe deve conferir a quantidade, a integridade das embalagens, o lote e as datas informadas pelo fornecedor.

Depois da conferência, os produtos precisam ser registrados no sistema e encaminhados ao local correto. Uma mercadoria armazenada sem identificação pode interromper a sequência do FIFO e causar erros nas saídas posteriores.

Treine os funcionários

Todos os profissionais envolvidos no estoque precisam compreender como o método funciona. O treinamento deve explicar:

• onde armazenar cada lote;

• como identificar os produtos antigos;

• quais itens devem ser separados primeiro;

• como registrar entradas e saídas;

• o que fazer ao encontrar uma divergência;

• como comunicar produtos danificados ou vencidos.

A padronização evita que cada funcionário utilize um critério diferente durante a movimentação das mercadorias.

Quais são os principais erros ao utilizar o FIFO?

Mesmo sendo um método simples, o FIFO pode apresentar falhas quando não existe controle adequado.

Um dos erros mais comuns é armazenar os produtos novos na frente dos antigos. Essa prática dificulta o acesso aos primeiros lotes e aumenta a possibilidade de retirar mercadorias na ordem incorreta.

Outros erros frequentes incluem:

• ausência de etiquetas;

• datas de entrada incorretas;

• produtos armazenados em locais diferentes dos registrados;

• falta de atualização do sistema;

• mistura de lotes;

• corredores desorganizados;

• inventários pouco frequentes;

• funcionários sem treinamento;

• retirada de produtos pela facilidade de acesso;

• falta de acompanhamento dos prazos de validade.

Essas falhas podem provocar perdas financeiras, divergências no inventário e atrasos na separação dos pedidos.

Como um sistema de gestão auxilia no FIFO?

Um sistema de gestão de estoque pode registrar automaticamente a ordem de entrada dos produtos e indicar quais lotes devem ser movimentados primeiro.

Dependendo das funcionalidades disponíveis, o sistema também pode:

• acompanhar entradas e saídas;

• registrar números de lote;

• controlar datas de validade;

• emitir alertas;

• indicar a localização dos produtos;

• gerar relatórios de movimentação;

• identificar mercadorias com baixa rotatividade;

• integrar estoque, compras e vendas;

• reduzir erros de registro manual.

O uso de leitores de código de barras ou etiquetas de identificação por radiofrequência também pode aumentar a precisão das operações.

A tecnologia não substitui a organização física. As informações registradas no sistema precisam corresponder à localização e à quantidade real das mercadorias.

Como saber se o FIFO está funcionando corretamente?

A empresa pode acompanhar alguns indicadores para avaliar a eficiência do método.

O índice de perdas mostra quantos produtos foram descartados por vencimento, deterioração ou obsolescência. Se esse número continuar elevado, pode existir uma falha na organização ou no processo de retirada.

Outros indicadores importantes são:

• giro de estoque;

• tempo médio de armazenamento;

• quantidade de produtos vencidos;

• divergências no inventário;

• custo das perdas;

• tempo de separação dos pedidos;

• frequência de ruptura de estoque;

• quantidade de ajustes manuais.

Também é recomendável realizar inspeções periódicas nas prateleiras para verificar se os lotes estão posicionados na ordem correta.

Quando o FIFO não é o método mais indicado?

O FIFO pode não ser suficiente quando a data de validade é mais importante do que a ordem de recebimento.

Imagine que um lote recebido hoje tenha prazo de validade menor do que outro armazenado na semana anterior. Se a empresa considerar apenas a data de entrada, poderá deixar vencer o produto que chegou por último.

Nessa situação, o FEFO tende a ser mais adequado, pois prioriza os produtos com vencimento mais próximo.

O FIFO também pode exigir adaptações quando:

• os produtos não possuem prazo de validade;

• os itens apresentam custos muito diferentes;

• as mercadorias são armazenadas a granel;

• o acesso físico aos lotes antigos é difícil;

• existe alta variação na demanda;

• o estoque possui produtos personalizados;

• a legislação exige outro critério de avaliação.

A escolha deve considerar o tipo de produto, a operação logística, os controles disponíveis e as exigências contábeis da empresa.

FIFO pode ser utilizado em pequenos negócios?

Pequenos negócios também podem aplicar o método, mesmo sem sistemas complexos.

Uma loja, padaria ou restaurante pode começar utilizando etiquetas com datas, planilhas de controle e prateleiras organizadas. O mais importante é registrar as entradas e garantir que os itens antigos sejam utilizados primeiro.

Algumas práticas simples são:

• anotar a data de recebimento;

• revisar o estoque diariamente;

• colocar produtos antigos na frente;

• separar mercadorias próximas do vencimento;

• conferir o estoque antes de realizar novas compras;

• manter uma rotina de inventário;

• definir um responsável pelo controle.

À medida que o volume de produtos aumenta, o negócio pode adotar um sistema para automatizar os registros e reduzir o risco de falhas.

Exemplo de FIFO em um restaurante

Considere um restaurante que recebeu 20 embalagens de molho na segunda-feira e outras 30 na quinta-feira.

Durante o preparo dos alimentos, a equipe deve utilizar primeiro as embalagens recebidas na segunda-feira. Somente depois de consumir esse lote poderá começar a usar as unidades recebidas na quinta-feira.

Para facilitar o processo, as embalagens antigas devem ficar na parte frontal da prateleira. As novas devem ser armazenadas atrás.

A equipe também precisa conferir a validade. Caso uma embalagem do lote recente vença antes das demais, ela deverá ser priorizada conforme o princípio do FEFO.

Exemplo de FIFO em uma indústria

Uma indústria recebeu três lotes de matéria-prima em datas diferentes. O lote A chegou em janeiro, o lote B em fevereiro e o lote C em março.

Ao iniciar uma nova produção, a empresa deve consumir primeiro o lote A. Depois, utilizará o lote B e, por último, o lote C.

Esse processo evita que matérias-primas antigas permaneçam armazenadas por longos períodos. Também facilita o rastreamento, pois a indústria consegue identificar quais lotes foram utilizados em cada etapa da produção.

Exemplo de FIFO em uma farmácia

Em uma farmácia, o controle dos lotes exige atenção especial porque os medicamentos possuem prazo de validade e podem estar sujeitos a regras específicas de armazenamento.

Imagine que a empresa recebeu três lotes do mesmo medicamento:

• lote A: recebido em abril, com validade até dezembro;

• lote B: recebido em maio, com validade até fevereiro do ano seguinte;

• lote C: recebido em junho, com validade até março do ano seguinte.

Seguindo o FIFO, o lote A deve ser vendido primeiro porque foi o primeiro a entrar no estoque. Depois, a farmácia comercializa o lote B e, por último, o lote C.

Entretanto, se o lote C apresentar uma data de validade anterior à dos outros lotes, a empresa deverá considerar o vencimento na definição da ordem de saída. Por esse motivo, farmácias costumam combinar o controle por data de entrada com o acompanhamento da validade.

Exemplo de FIFO no comércio eletrônico

No comércio eletrônico, o método pode ser aplicado durante o recebimento, o armazenamento e a separação dos pedidos.

Quando novas unidades chegam ao centro de distribuição, elas devem ser identificadas e posicionadas sem bloquear os produtos antigos. Ao receber uma compra, o sistema orienta a equipe a retirar primeiro a unidade armazenada há mais tempo.

Essa prática é importante para empresas que vendem:

• alimentos;

• bebidas;

• cosméticos;

• suplementos;

• produtos de higiene;

• componentes eletrônicos;

• materiais sujeitos à obsolescência;

• mercadorias com embalagens sazonais.

A aplicação correta reduz a permanência de produtos antigos no estoque e diminui a necessidade de promoções para eliminar mercadorias paradas.

Qual é a diferença entre FIFO e LIFO?

FIFO e LIFO utilizam ordens opostas para determinar a saída dos produtos.

No FIFO, o primeiro item que entra é o primeiro a sair. No LIFO, sigla de “Last In, First Out”, o último produto recebido é o primeiro a ser retirado.

Considere um estoque com três lotes:

• lote A, recebido em janeiro;

• lote B, recebido em fevereiro;

• lote C, recebido em março.

Pelo FIFO, a ordem de saída será A, B e C. Pelo LIFO, a ordem será C, B e A.

O LIFO pode ser observado fisicamente em operações nas quais os produtos novos ficam sobre os antigos, como determinados materiais empilhados. No entanto, sua utilização contábil depende das normas aplicáveis à empresa e ao país.

Qual é a diferença entre FIFO e custo médio?

No FIFO, o custo das mercadorias vendidas é calculado considerando primeiro os valores dos lotes mais antigos.

No custo médio, a empresa soma o valor total disponível em estoque e divide esse resultado pela quantidade de unidades. Assim, obtém um custo médio unitário.

Imagine as seguintes compras:

• 10 unidades por R$ 10 cada;

• 10 unidades por R$ 14 cada.

O valor total do estoque será de R$ 240, correspondente à soma de R$ 100 com R$ 140. Como existem 20 unidades, o custo médio será de R$ 12 por unidade.

Se a empresa vender cinco unidades, o custo pelo método médio será de R$ 60. Pelo FIFO, o custo será de R$ 50, pois as cinco unidades serão retiradas do primeiro lote, adquirido por R$ 10 cada.

Como calcular o estoque pelo método FIFO?

Para realizar o cálculo, a empresa precisa conhecer:

• a quantidade de cada lote;

• o custo unitário;

• a ordem das compras;

• a quantidade vendida;

• o saldo restante.

Considere as seguintes entradas:

• 50 unidades por R$ 8;

• 40 unidades por R$ 10;

• 30 unidades por R$ 12.

O estoque possui 120 unidades. Se a empresa vender 70 unidades, a saída será calculada da seguinte maneira:

50 unidades × R$ 8 = R$ 400

20 unidades × R$ 10 = R$ 200

Custo das mercadorias vendidas = R$ 600

Após a venda, restarão:

• 20 unidades com custo de R$ 10;

• 30 unidades com custo de R$ 12.

O valor do estoque restante será:

20 unidades × R$ 10 = R$ 200

30 unidades × R$ 12 = R$ 360

Valor total do estoque = R$ 560

Esse cálculo demonstra por que compreender FIFO o que é também auxilia na avaliação financeira dos produtos armazenados.

Como organizar as prateleiras para aplicar o FIFO?

A organização deve permitir que a equipe alcance os produtos antigos sem precisar retirar ou movimentar grandes quantidades de mercadorias novas.

Algumas medidas facilitam esse processo:

• utilizar prateleiras com acesso pelos dois lados;

• abastecer por trás e retirar pela frente;

• identificar corredores, estantes e posições;

• separar os produtos por lote;

• deixar as etiquetas visíveis;

• reservar áreas para mercadorias recém-recebidas;

• evitar a mistura de itens semelhantes;

• sinalizar produtos próximos do vencimento.

Em operações menores, a própria disposição das mercadorias pode orientar a sequência de saída. Em estoques maiores, o sistema deve informar a localização exata de cada lote.

Como realizar uma auditoria do FIFO?

A auditoria verifica se as regras definidas pela empresa estão sendo cumpridas na operação diária.

O responsável deve comparar os registros do sistema com os produtos armazenados fisicamente. Também é necessário analisar etiquetas, datas de entrada, lotes e documentos de movimentação.

A auditoria pode seguir estas etapas:

1. Selecionar uma amostra de produtos;

2. Conferir a ordem dos lotes nas prateleiras;

3. Comparar as quantidades físicas com o sistema;

4. Avaliar as últimas entradas e saídas;

5. Identificar produtos vencidos ou parados;

6. Registrar as divergências encontradas;

7. Definir ações corretivas;

8. Repetir a verificação periodicamente.

Quando a auditoria encontra um lote antigo atrás de produtos recentes, a empresa deve corrigir o posicionamento e investigar a origem da falha.

Com que frequência o estoque deve ser revisado?

A frequência depende do volume de movimentações, do tipo de mercadoria e do risco de perda.

Produtos perecíveis podem exigir verificações diárias. Mercadorias com validade longa podem ser revisadas semanal ou mensalmente. Itens de alto valor também devem receber acompanhamento mais frequente.

A empresa pode estabelecer diferentes rotinas:

• inspeção diária dos produtos próximos do vencimento;

• conferência semanal das posições;

• inventário mensal dos itens mais importantes;

• inventário geral em períodos determinados;

• auditoria extraordinária quando houver divergências.

As revisões ajudam a corrigir erros antes que eles provoquem perdas ou afetem o atendimento dos pedidos.

Quais documentos ajudam no controle FIFO?

O controle pode utilizar documentos físicos ou digitais, dependendo da estrutura da empresa.

Os principais registros são:

• nota fiscal de entrada;

• relatório de recebimento;

• ficha de estoque;

• etiqueta de identificação;

• registro de lote;

• ordem de separação;

• nota fiscal de saída;

• relatório de validade;

• inventário;

• histórico de movimentações.

Esses documentos permitem comprovar quando a mercadoria entrou, onde foi armazenada e em qual operação foi utilizada ou vendida.

Conclusão

Compreender FIFO o que é permite melhorar a organização do estoque, reduzir perdas e garantir que os produtos mais antigos sejam utilizados ou vendidos antes dos novos. O método pode ser aplicado em empresas de diferentes portes e segmentos, especialmente naquelas que trabalham com alimentos, medicamentos, matérias-primas e mercadorias sujeitas à obsolescência.

Para obter bons resultados, é necessário identificar os lotes, registrar as datas de entrada, organizar corretamente as prateleiras e treinar os profissionais responsáveis. Sistemas de gestão, códigos de barras e inventários periódicos também ajudam a manter a precisão das informações.

A escolha entre FIFO, FEFO, LIFO ou custo médio deve considerar as características dos produtos, a operação logística e as normas contábeis aplicáveis. Quando utilizado de maneira adequada, o FIFO torna o controle de estoque mais seguro, eficiente e econômico.

 

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